Ordners

Het einde van het jaar nadert en dat betekent voor veel kantoren dat er meer gearchiveerd wordt. Hoewel er een verschuiving is naar een digitaal archief, zullen er zeker fysieke documenten nog een plekje moeten krijgen. Maar waar begin je en hoe pak je het aan?

Verzamelen en sorteer je documenten

Verzamel eerst alle documenten die je graag wilt archiveren. Neem hierbij het hele kantoor mee, dus je werkplek, maar ga ook de kasten en je tas na. Sorteer vandaaruit de papieren: archiveren, digitaliseren, documenten met een actiepunt en weggooien.  Dit is namelijk een goed moment om onbelangrijke documenten weg te gooien en zo het overzicht te behouden. Bekijk dus kritisch of je het document nog nodig hebt of dat je het kunt vernietigen. Kleine tip: als je bij het vernietigen gebruik maakt van een papiervernietiger met minimaal een veiligheidsniveau 3 (DIN3), dan zorg je ervoor dat vertrouwelijke documenten niet meer leesbaar zijn.

Codeer je documenten

Wanneer je gaat archiveren, heb je een scala aan mogelijkheden. Zorg er in ieder geval voor dat je de verzamelde documenten op de juiste manier codeert. Maak hiervoor bijvoorbeeld een Excelbestand aan waarin je documenten registreert. Op die manier kan je straks je documenten gemakkelijk weer terugvinden.

Kies een archiveringssysteem

Er zijn veel systemen waarmee je jouw documenten kunt archiveren. Een klassieker is de archiefkast die je vult met ordners. Mensen die ordners kopen hebben veelal twee keuzes: de 50mm ordners en de bredere 80mm ordners. De afmetingen gelden voor de rug van de ordners. Houd hier dus rekening mee bij het aanschaffen van ordners.

Een andere optie is een hangmappensysteem. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van een hangmappenboy of een hangmappentrolley. Deze vul je dan vervolgens met hangmappen die je codeert. Deze systemen zijn makkelijk te verplaatsen in tegenstelling tot de archiefkast. Mocht je een combinatie willen van een archiefkast, ordners en hangmappen, gebruik dan hangmapboxen.

Archiveer samen met je collega’s

Op welke manier je ook archiveert, zorg ervoor dat je jouw collega’s betrekt bij de invulling van de structuur van het archiveren. Op het moment dat iedereen op dezelfde manier archiveert, houd je het makkelijker bij en kan iedereen zijn documenten terugvinden tussen alle kantoorartikelen.

Geef een reactie